Uproszczona ewidencja sprzedaży dla resellerów w Polsce

Kto musi prowadzić uproszczoną ewidencję

Prowadzisz uproszczoną ewidencję, jeśli działasz jako działalność nierejestrowana. Dotyczy to sytuacji, gdy Twój przychód mieści się poniżej 10 813,50 zł na kwartał w 2026 roku — to 225% płacy minimalnej. Jeśli przekroczysz ten limit, musisz zarejestrować działalność w CEIDG w ciągu 7 dni.

Kupowanie rzeczy na przesprzedaż zazwyczaj wskazuje na działalność gospodarczą, co jest wyjaśnione na stronie o działalności nierejestrowanej.

Co wymaga prawo

Zgodnie z biznes.gov.pl (sprawdzone 14 września 2026), ewidencję można prowadzić:

• W formie papierowej — zeszyt lub wydrukowany formularz, lub
• Elektronicznie — na przykład w arkuszu kalkulacyjnym Excel lub dowolnym innym programie.

Prawo nie określa dokładnych kolumn. Wybierasz format, który ci odpowiada, pod warunkiem że ewidencja jest kompletna i zgodna z prawdą.

Kiedy wpisywać sprzedaż: zapisuj sprzedaż za dany dzień nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży dnia następnego. Jeśli sprzedajesz codziennie, oznacza to wpisanie wczorajszych transakcji przed dzisiejszym pierwszym wystawieniem lub wysyłką.

Ewidencja musi pokazywać łączny przychód każdego dnia i kwotę narastającą na kwartał. Jeśli ewidencja jest nierzetelna lub jej nie ma, urząd skarbowy sam określi kwotę podlegającą opodatkowaniu — i stosuje stawkę 22% od szacowanej sprzedaży.

Zwykłe kolumny

Praktyczny układ opisany na biznes.gov.pl (sprawdzone 14 września 2026) zawiera cztery kolumny, z dwiema opcjonalnymi, które możesz dodać dla jasności:

• Lp. (liczba porządkowa) — prosta sekwencja 1, 2, 3…
• Data — kalendarzowa data każdej sprzedaży
• Kwota — ile dana sprzedaż przyniosła
• Kwota narastająco — suma skumulowana w kwartale

Opcjonalne kolumny, które możesz dodać:

• Numer dokumentu — numer zamówienia z Vinted, OLX lub Allegro Lokalnie, co ułatwia powiązanie wpisu z konkretną transakcją
• Rodzaj transakcji — „sprzedaż", „zwrot", „rabat" — pomaga śledzić, co liczy się do limitu

Na przykład, załóżmy, że sprzedajesz trzy przedmioty w tygodniu: 120 zł we wtorek, 75 zł w czwartek i 210 zł w piątek. Twoja kwota narastająco pokazałaby 120 zł po pierwszej sprzedaży, 195 zł po drugiej i 405 zł po trzeciej. Powyższe kwoty to przykłady poglądowe — nie są to rzeczywiste dane sprzedaży.

Sprzedaż na marketplace w praktyce

Gdy sprzedajesz na Vinted, OLX lub Allegro Lokalnie, pojawia się pytanie: którą datę wpisać — datę zapłaty, datę wysyłki czy datę dostarczenia paczki?

Oficjalna strona biznes.gov.pl nie określa, jaką datę stosować dla sprzedaży na marketplace. Praktyczne podejście to konsekwencja: używaj daty złożenia zamówienia lub daty potwierdzenia płatności i zachowuj numer zamówienia z marketplace jako dokumentację. Jeśli nie wiesz, zapytaj w urzędzie skarbowym lub u księgowego — przepisy nie są w tym punkcie jednoznaczne.

Pilnowanie kwartalnego limitu

Kolumna kwota narastająco to Twoje główne narzędzie. Każda zakończona sprzedaż ją powiększa. W momencie gdy suma przekroczy 10 813,50 zł w kwartale, masz 7 dni na zarejestrowanie się w CEIDG i przejście na regularne opodatkowanie działalności.

Zwroty, rabaty i obniżki za wcześniejszą płatność nie wliczają się do tego limitu. Tylko zakończone, wypłacone sprzedaże powiększają Twoją sumę narastającą.

Możesz sprawdzić swoją pozycję w każdym momencie, zaglądając do ostatniego wiersza. Szybki rzut oka powie Ci, czy jesteś bezpiecznie poniżej progu, czy zbliżasz się do niego. Zrozumienie, jak wyceniać zapasy, pomaga zobaczyć pełny obraz — wycena zapasów wyjaśnia metody.

Co się dzieje bez ewidencji

Jeśli nie prowadzisz ewidencji lub jest ona niekompletna albo nierzetelna, urząd skarbowy może oszacować Twój dochód. Zgodnie z biznes.gov.pl sam określi kwotę — i stosuje stawkę 22% od szacowanej sprzedaży.

Dlatego nawet prosty arkusz z czterema kolumnami ma znaczenie: chroni Cię przed potencjalnie wyższym podatkiem i dowodzi, ile naprawdę zarobiłeś.

DAC7 i raportowanie przez platformy

Zgodnie z unijnymi zasadami DAC7, platformy (Vinted, OLX, Allegro) zgłaszają sprzedawców, którzy przekraczają określone progi. Zgodnie ze stroną pomocy Allegro i Ministerstwem Finansów (sprawdzone 14 września 2026), sprzedawca jest zgłaszany, jeśli ma co najmniej 30 sprzedaży lub otrzymuje ponad 2 000 € w wypłatach w ciągu roku kalendarzowego.

Allegro zlicza wszystkie konta tego samego sprzedawcy na Allegro i Allegro Lokalnie łącznie. Zwrócone transakcje są wykluczane z raportu.

Bycie zgłoszonym nie tworzy nowego podatku — to tylko wymiana danych między platformami a organami podatkowymi. Uproszczona ewidencja, którą prowadzisz dla siebie, jest oddzielna od tego, co raportują platformy. Więcej szczegółów jest na stronie DAC7 dla resellerów (po angielsku).

Powiązane strony

Aby zrozumieć, jak zapisywać poszczególne zakupy i sprzedaże, przeczytaj stronę księgowość dla resellerów (po angielsku). Dziennik sourcingu (po angielsku) pomaga śledzić, skąd pochodzi każdy przedmiot.