Paragon przy sprzedaży używanych rzeczy: osoba prywatna czy firma?

Czy potrzebujesz paragonu? Schemat decyzyjny

Sprzedaż własnych używanych rzeczy

Jeśli sprzedajesz rzeczy osobiste, które kupiłeś i trzymałeś na własny użytek, zasady podatkowe są proste z jednego oficjalnego źródła: prywatne przedmioty trzymane ponad 6 miesięcy (liczone od końca miesiąca zakupu) i sprzedawane okazjonalnie nie podlegają podatkowi dochodowemu. Potwierdza to polski urząd skarbowy (podatki.gov.pl).

Jednak oficjalne wytyczne – zarówno biznes.gov.pl dotyczący kas fiskalnych, jak i podatki.gov.pl dotyczący ewidencji sprzedaży – odnoszą się do podatników prowadzących działalność gospodarczą. Nie wspominają o żadnym obowiązku paragonowym dla osób prywatnych sprzedających własne rzeczy. To luka w oficjalnych wytycznych: pytanie, czy sprzedawca prywatny musi wystawić jakąkolwiek formę potwierdzenia, po prostu nie jest tam poruszone.

Jeśli okazjonalnie sprzedajesz własne używane rzeczy i obowiązuje zasada 6 miesięcy, nie musisz wystawiać paragonu fiskalnego (paragon). To, czy powinieneś dać kupującemu jakąkolwiek formę potwierdzenia, to praktyczne pytanie – zobacz sekcję o potwierdzeniach sprzedaży poniżej.

Linia między sprzedawcą prywatnym a biznesowym może się zacierać – zobacz nasz poradnik kiedy sprzedawca prywatny staje się firmą (po angielsku).

Resellerzy i działalność nierejestrowana

Jeśli kupujesz rzeczy z zamiarem odsprzedaży, prawdopodobnie prowadzisz działalność gospodarczą. Liczą się progi:

Działalność nierejestrowana pozwala prowadzić małą firmę bez formalnej rejestracji, o ile przychód nie przekracza 10 813,50 zł kwartalnie w 2026 roku (225% płacy minimalnej). Musisz prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży i składać roczne zeznanie PIT-36. Obowiązują prawa konsumenta, w tym 14-dniowe prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość.

Jeśli przekroczysz ten limit, musisz zarejestrować się w CEIDG w ciągu 7 dni i spełniać pełne obowiązki biznesowe – w tym wymóg kasy fiskalnej, jeśli obrót przekracza próg 20 000 zł.

Pełne wyjaśnienie działalności nierejestrowanej znajdziesz w naszym poradniku: Działalność nierejestrowana w Polsce – wyjaśnienie (po angielsku).

Zasady kasy fiskalnej i próg 20 000 zł

Polskie prawo wymaga, aby podatnicy sprzedający osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej (i rolnikom ryczałtowym) ewidencjonowali sprzedaż przy użyciu kasy rejestrującej. Zwolnienie dotyczy sytuacji, gdy sprzedaż osobom fizycznym nie przekroczyła 20 000 zł w poprzednim roku podatkowym.

Dla nowej działalności próg 20 000 zł jest proporcjonalny do okresu prowadzenia działalności w roku podatkowym. Potwierdza to rozporządzenie: Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r.

Ważne: Oficjalne strony nie opisują oddzielnego zwolnienia dla sprzedaży online opłacanej przelewem bankowym. Nie zakładaj, że Cię dotyczy: jeśli sprzedaż online zbliża się do progu, zanim zrezygnujesz z kasy fiskalnej, potwierdź to w urzędzie skarbowym lub u księgowego.

Towary, które zawsze wymagają kasy fiskalnej

Niezależnie od obrotu, niektóre towary i usługi są zawsze wyłączone ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Musisz używać kasy fiskalnej od pierwszej sprzedaży:

• Paliwo
• Papierosy i wyroby tytoniowe
• Alkohol powyżej 1,2%
• Perfumy
• Części samochodowe
• Sprzęt komputerowy i elektronika
• Metale szlachetne

Ta lista pochodzi bezpośrednio z oficjalnych stron. Nie rozszerzaj jej o przedmioty tam niewymienione.

Co dać kupującemu: proste potwierdzenie sprzedaży

Jeśli paragon fiskalny nie jest wymagany, pisemne potwierdzenie sprzedaży to praktyczny zapis dla twoich dokumentów. Powinno zawierać:

• Datę sprzedaży
• Opis przedmiotu
• Cenę sprzedaży
• Nazwiska i opcjonalnie dane kontaktowe obu stron

To nasza propozycja – nie jest to paragon fiskalny (paragon), który wymaga zarejestrowanej kasy fiskalnej. Służy jako dowód transakcji w przypadku sporu lub dla twojej własnej dokumentacji.

Ręcznie napisana notatka z powyższymi danymi, podpisana przez obie strony, jest wystarczająca. W przypadku sprzedaży na marketplace, historia zamówień platformy i wyciąg z wypłaty już służą jako dokumentacja.

Dokumentacja do prowadzenia niezależnie od sytuacji

Niezależnie od tego, czy sprzedajesz prywatnie czy jako firma, prowadzenie dokumentacji cię chroni:

• Historia zamówień na marketplace – twoja sprzedaż na Vinted, OLX, Allegro Lokalnie
• Wyciągi z wypłat – przelewy bankowe z platformy
• Dowody zakupu – paragony lub faktury za rzeczy, które kupiłeś do odsprzedaży
• Ewidencja sprzedaży – dla działalności nierejestrowanej wymagana jest uproszczona ewidencja

Więcej o tym, jakie dokumenty prowadzić, znajdziesz w Podstawach księgowości dla resellerów (po angielsku) i Raportowaniu DAC7 (po angielsku) – platformy zgłaszają twoją sprzedaż organom podatkowym na mocy unijnych zasad DAC7.

Jeśli sprzedajesz używane towary, zasady bezpieczeństwa produktów również mają zastosowanie – zobacz nasz poradnik GPSR dla sprzedawców używanych rzeczy (po angielsku). Szerszy przegląd odsprzedaży w Polsce znajdziesz w Przewodniku po odsprzedaży w Polsce (po angielsku).